MARC 21 - Application To Information Material (Nov 09)

What is MARC?
- A MARC record is a Machine Readable Cataloguing record
- “Machine readable” is meant a record that a computer can read and interpret
- A cataloguing record is a bibliographic record, containing information on the catalog card.

MARC Record

A record includes the following information
- description of the item
- added entries
- subject headings
- call numbers

Why is MARC Necessary?

- Because computers cannot think or reason, they must be provided with guides that enable them to interpret the data which has been imputed into them.

- The MARC record contains directories or guideposts before each piece of bibliographic information to tell the cataloguer and the computer what type of data is to be found in a specific field.

Examples of Fields

- Author, title and subject are examples of the various field types. Because the length of names and titles are usually different, the best library software allows for unlimited field lengths and an unlimited number of fields.

MARC Term and Definitions

- To understand what is being talked about when MARC records are being discussed one needs to be acquainted with the following terms:

Fields -

• Bibliographical data is divided into a number of fields to facilitate retrieval: fields for authors, fields for titles and so on. The fields are further subdivided into one or more subfields. For example, the place of publication, the publisher’s name and the date of the publication are all included as part of the MARC field tagged “260”.

Tags -

• A tag is a three-digit number which precedes each field in a MARC record.
• The tag identifies the field and the kind of data that follows to the computer.
• Repeatable fields (those which can appear more than once in any given record) will be followed by an “R”. Non-repeatable fields (those which can appear no more than once in any given record) by an “NR”

Indicators -

• Two spaces follows each tag.
• One or both of these spaces may be used for indicators
• In some fields only the second space is used.
• Sometimes, only the first is used and sometimes both are assigned.
  Indicators acts as signals to the application software. They define how the software should treat the information within a specific field.

Subfields

• Most fields will contain several related pieces of data.
• Each type of data within a field is called a subfield and each subfield is preceded by a subfield code.
• For example, the physical description field defined by the 300 tag typically contains a subfield for the number of pages, one for physical details such as illustration, and a further subfield for dimension in centimeters

Subfields Codes

• Subfield codes are one lower-case letter preceded by a delimiter.
• Each subfield indicates what types of data follows it
• In the example below, the subfield codes are a for extent, b are for other physical details and c for dimensions.
  300 a240 p. :bill. ;c24 cm.

Delimeters

• With different kinds of keyboards, different keys are used to represent the delimiters. In some cases, a ($) is used, or () or a (\).

to be continued

Soalan Lazim PTK (Umum)

Pentadbiran

1. Apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya tarikh lahir pegawai tersilap catat dalam buku perkhidmatan ?

2. Apakah yang dimaksudkan dengan perkhidmatan kaunter yang berkualiti?

3. Adakah menjadi kesalahan sekiranya pegawai meminta orang lain tolong mengetik kad perakam waktu?

4. Siapakah yang perlu menjalani tapisan keselamatan kasar dan tapisan keselamatan halus?

5. Perlukah pegawai yang dibekalkan dengan pakaian seragam memakai baju batik pada hari yang telah ditetapkan oleh Kerajaan?

6. Mengapa Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja(FM) perlu disediakan?

7. Apakah garis panduan yang boleh membantu pihak pengurusan dan urus setia mesyuarat sesebuah jabatan/organisasi?

8. Bolehkan pegawai yang meletakkan kenderaan di tempat letak kereta berbayar menuntut bayaran letak kereta?

9. Apakah tindakan yang perlu diambil kepada kakitangan yang datang lewat ke pejabat tanpa alasan munasabah dan tidak mematuhi waktu bekerja yang telah ditetapkan?

10. Apakah langkah bagi memastikan pakaian seragam yang dibekalkan Jabatan kepada pegawai adalah berkualiti dan menepati tempoh waktu tempahan?

11. Apakah tujuan penyenggaraan aset Jabatan dibuat dan bagaimanakah proses penyenggaraan ini dapat dilakukan?

12. Apakah yang perlu dilakukan terhadap aset/ peralatan pejabat yang tidak boleh digunakan/ tidak diperlukan?

13. Apakah tindakan yang perlu diambil bagi memudahkan Pengawal Keselamatan membezakan pegawai Jabatan dengan orang luar/ pelawat?

14. Apakah faedah yang diperolehi dari pelaksanaan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) di sesebuah Jabatan?

15. Apakah yang dimaksudkan dengan aset alih?

16. Agensi manakah yang perlu dirujuk sekiranya Jabatan ingin melupuskan aset secara hadiah?

17. Dimanakah dokumen-dokumen terperingkat perlu disimpan?

18. Bolehkah seseorang pegawai Kerajaan melihat Buku Rekod Perkhidmatannya?

19. Berapa bahagiankah tatacara pengurusan Aset Hidup Kerajaan?

20. Apakah yang dimaksudkan dengan espionaj?

21. Agensi manakah yang boleh meluluskan hapus kira untuk semua kehilangan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT?

22. Bolehkah Bilik Rekod digunakan sebagai tempat untuk merokok, makan dan minum?

23. Apakah ciri-ciri yang perlu dimiliki oleh seorang Pegawai Khidmat Pelanggan?

24. Apakah tindakan yang perlu dilakukan sekiranya anak kunci keselamatan hilang dari simpanan?

25. Mengapa pemeriksaan aset perlu dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun?

26. Apakah tindakan yang perlu diambil oleh Jabatan bagi mencegah kebakaran?

27. Bolehkah Jabatan meluluskan pelupusan aset yang nilai asalnya tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000?

28. Apakah tindakan yang perlu dilakukan sekiranya kandungan sesuatu fail melebihi 100?

29. Berapa lamakah tempoh yang membolehkan pegawai kerajaan menuntut elaun perpindahan dari rumah yang disewa ke rumah sendiri yang dibeli melalui skim pinjaman perumahan Kerajaan?

30. Apakah yang dimaksudkan dengan Pencen Hilang Upaya?

31. Siapakah yang dimaksudkan sebagai ‘anak’ bagi maksud rawatan percuma yang boleh diberikan kepada keluarga seseorang pegawai?

Pencen dan Persaraan

1. Apakah umur persaraan wajib bagi anggota-anggota sektor awam?

2. Bolehkah seseorang anggota bersara pada umur 58 tahun jika ia sedang menghadapi tindakan tatatertib atau pembicaraan jenayah yang boleh berkeputusan dengan ia dibuang kerja atau disabitkan?

3. Bilakah seseorang anggota boleh memohon bersara secara pilihan?

4. Siapakah yang layak dibayar pencen apabila pesara meninggal dunia?

5. Apakah yang harus dibuat oleh tanggungan/waris kepada pesara yang meninggal dunia?

6. Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran pencen di bawah Skim A dan siapakah yang akan dibayar di bawah Skim ini?

7. Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran pencen di bawah Skim B dan siapakah yang akan dibayar di bawah Skim ini?

8. Apakah yang akan terjadi sekiranya pesara/penerima pencen di bawah Skim B tidak menuntut pencen mereka untuk beberapa bulan?

9. Bolehkan pencen dituntut oleh orang lain selain daripada pesara/penerima pencen?

10. Bolehkah pesara/penerima pencen menukar akaun bank?

Perkhidmatan

1. Apakah syarat-syarat yang membolehkan seseorang pegawai memohon pertukaran?

2. Apakah kriteria-kriteria kenaikan pangkat yang digunakan oleh JPA?

3. Adakah kenaikan pangkat sesuatu jawatan itu diasaskan hanya kepada markah prestasi (LNPT) semata-mata?

4. Bolehkah pemberian pergerakan gaji melintang dan menegak diberi melebihi hak kuota yang ditetapkan (2% dan 3%)?

5. Perlukah penilaian prestasi disediakan untuk seorang PYD yang enggan melengkapkan dan menandatangani borang penilaian prestasi mereka?

6. Sekiranya saya pernah menduduki kursus induksi dalam jawatan lama, adakah saya boleh dikecualikan dari menghadiri kursus induksi dalam jawatan baru?
Dalam borang pengisytiharan harta, di ruangan pengesahan Ketua Jabatan, siapakah Ketua Jabatan yang dimaksudkan sama ada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah atau Pengarah/ Setiausaha Bahagian atau Ketua sesuatu Cawangan/ Seksyen?

7. Bolehkah Pihak Berkuasa Badan Berkanun melantik calon baru bagi mengisi jawatan kenaikan pangkat?

8. Sebuah Majlis Perbandaran ingin mendapat pengesahan sama ada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/1979 masih berkuatkuasa di bawah SSB bagi membolehkan Majlis berkenaan menimbangkan 4 kenaikan gaji kepada bekas anggota tentera yang dilantik secara tetap.

9. Bagaimana menetapkan gaji permulaan kepada anggota yang telah disahkan di jawatan lama dan telah mendapat pelepasan untuk dilantik ke jawatan baru di agensi awam yang lain?

10. Bagaimana kedudukan gaji anggotanya yang kembali semula ke jawatan asal kerana gagal disahkan dalam perkhidmatan, di mana dipersetujui oleh semua pihak?

11. Adakah anggota kontrak layak diberi cuti tanpa gaji dan sekiranya diberi bagaimana dengan pembayaran ganjaran mereka?

12. Seorang Pembantu Tadbir yang dilantik melalui proses Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) mulai 1.8.1991, mendapati gaji baru ditawarkan lebih rendah (gaji tertinggi jawatan baru tidak dapat menampung gaji akhir jawatan lama) dan merayu supaya beliau dipertimbangkan pemberian tiga hadiah pergerakan gaji bagi menampung kekurangan tersebut.

13. Daripada semakan didapati tiada panduan dikeluarkan mengenai pengambilan bagi pekerja sambilan. Sebuah agensi ingin mendapatkan maklumat mengenai pekerja sambilan seperti berikut:-

14. Bolehkah Pekerja Khidmat Singkat (PKS) berkhidmat lebih daripada 6 bulan?

15. Bolehkah PKS dibayar elaun kerja lebih masa?

16. Bolehkah kadar upah PKS dibayar mengikut kelayakan akademik yang dimiliki oleh pekerja tersebut?

17. Adakah pegawai lantikan kontrak mendapat kemudahan cuti bersalin?

18. Bagaimanakah kedudukan kekananan, kenaikan pangkat dan pergerakan gaji tahunan pegawai yang cuti tanpa gaji mengikut pasangan?

Gaji & elaun

1. Apakah syarat-syarat untuk memohon pembiayaan bagi pembelian alat-alat selain daripada alat ortopedik dan anggota palsu (artificial limbs)?

2. Bagaimana kaedah untuk memohon pembiayaan bagi pembelian alat-alat selain daripada alat-alat ortopedik dan anggota palsu?

3. Apakah mesyuarat yang berkaitan dengan majlis bersama kebangsaan dan majlis bersama jabatan dan jumlah kadar yang boleh diberi cuti tanpa rekod atau kebenaran meninggalkan kerja?

4. Apakah jenis kemudahan rawatan perubatan yang layak dinikmati oleh anggota perkhidmatan awam?

5. Bolehkah dijelaskan mengenai kelayakan cuti rehat bergaji penuh bagi anggota sambilan?

6. Apakah syarat-syarat kerja yang membolehkan seseorang menuntut bayaran lebih masa (blm)?

7. Sekiranya seseorang anggota itu pejabatnya di kuala lumpur (dimana hari ahad adalah hari rehat mingguannya), dan diarah bekerja pada hari ahad semasa bertugas di kedah (dimana hari jumaat adalah hari rehat mingguannya); adakah anggota itu layak menuntut bayaran lebih masa (blm) atas kadar hari rehat mingguan?

8. Bagaimana pula sekiranya hari kelepasan am jatuh pada hari rehat mingguan bagi anggota yang bekerja secara giliran?

9. Adakah pegawai yang diluluskan bertukar di atas permohonan sendiri layak menuntut bayaran perpindahan dan pihak mana yang meluluskan bayaran perpindahan tersebut?

10. Apakah kelayakan pegawai apabila pegawai/ahli keluarga dirujuk oleh pegawai perubatan kerajaan untuk mendapat rawatan perubatan di luar stesen?

11. Berapakah kelayakan cuti sakit dan cuti sakit lanjutan dalam setahun dan siapakah pihak berkuasa yang boleh meluluskannya?